Télétravailler efficacement

Pourquoi télétravailler ?

De plus en plus d’entreprises permettent à leur collaborateurs de télétravailler, 1 jour, 2 jours voir 3. La principale motivation des salariés à demander le télétravail est le fait de pouvoir avoir une plus grande qualité de vie et de pouvoir mieux organiser vie privée et vie professionnelle (85% des raisons avancées par les salariés lors de cette étude de 2012).

Une autre partie des travailleurs sont concernés même s’ils ne l’appellent pas forcément comme cela ! Les auto-entrepreneurs travaillent seuls chez eux et réussissent bien, ou moins bien, à conjuguer cette nouvelle forme de travail. Parfois, ces anciens salariés, travaillant à temps complet sur site, se retrouvent par choix de ce nouveau mode de vie, 5 jours sur 5 chez eux à devoir trouver de nouvelles routines de travail, sans aide et sans formation pour réussir.

Les différents confinements ont obligé entreprises et salariés à recourir plus fortement encore au télétravail. Je suis en télétravail à 100% depuis mars 2020 et pleinement heureuse de la chance que j’ai de pouvoir recourir à cette nouvelle forme de réalisation de mon travail. Mais ce que je constate au quotidien, c’est que de nombreux employés obligés de passer en télétravail du jour au lendemain, n’ont pas été accompagnés dans ce changement. Ils n’en connaissent pas les codes et ne s’y retrouvent pas au quotidien. Nombreux ne font plus la différence entre journée de travail et moments en famille et subissent le poids quotidien de l’entrée du télétravail forcé dans leur vie privée.

Une étude réalisée par Harris pour le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, en novembre 2020 a montré que 4 salariés sur 10 qui ont télétravaillé lors de la semaine de l’étude se sentent isolés, 3 sur 10 déclarent mal vivre le télétravail au quotidien.

Le télétravail cela s’apprend et je vais vous en donner tous les codes pour réussir.

Les codes pour réussir son télétravail

Les horaires

Cela peut paraitre évident, mais cela ne l’est pas tant que cela… Lorsque vous travaillez chez votre employeur, vous avez des horaires de travail. Si vous êtes cadre ou auto-entrepreneur et que vous n’avez “pas d’horaire”, fixez vous-en !

Personne n’est efficace une journée complète avec la même intensité. Il arrive un moment où vous serez contreproductif. C’est important de percevoir ce moment pour s’arrêter.

Allumez votre ordinateur le matin et coupez l’ordinateur le soir, vous serez moins tenté de regarder le mail qui vient de sonner son arrivé (et votre téléphone professionnel). Je vous conseille régulièrement de retirer TOUTES VOS NOTIFICATIONS, je ne plaisante pas ! Elles perturbent votre concentration en vous “obligeant” à switcher entre de nombreuses activités, et quand on sait qu’il faut 20mn pour se déconcentrer entre deux tâches… Je vous laisse imaginer tout ce temps perdu…

Des études montrent que vous gagnez 20% de productivité en plus lorsque vous êtes en télétravail. Effectivement, vous n’êtes plus dérangé par vos collègues : “un café ?”, “Viens voir, je galère sur un tableau croisé dynamique, là, je suis sûre que tu peux m’aider !”, et vous êtes plus concentré sur vos tâches. Vous abattez donc beaucoup plus de travail. Votre employeur sera déjà très content de cette nouvelle productivité retrouvée. Vous n’avez donc pas besoin d’y être encore à 19h30.

Je vous rappelle la motivation première des télétravailleurs : avoir une meilleure répartition vie pro/vie privée, donc pas question d’oublier ce point quand on y est ! On coupe lorsqu’il est l’heure.

Le lieu

Vous devez trouver un lieu pour vous sentir en posture de travail. Un endroit confortable, propice à la concentration. Certains préfère être dans un bureau fermé qui leur rappelle leur bureau en entreprise, d’autres au contraire, parce qu’un bureau fermé leur rappelle trop leur ancien travail de salarié préfèreront travailler dans la cuisine ou le salon. Peu importe je dirais, l’essentiel est que lorsque vous y êtes assis vous vous sentiez en posture de travail. Cela doit être un lieu calme, toujours le même pour que votre cerveau associe lieu=travail, loin des enfants, de votre conjoint qui fait autre chose que de travailler…

Pensez aussi à ce que vos collègues verront de votre environnement lorsque vous aurez à mettre la caméra lors de vos réunions de travail ! Un joli fond, neutre, joliment décoré et bien rangé, vous donnera une image plus professionnelle que si vous avez votre séchoir à linge rempli, le bazar des jouets de vos enfants ou pire votre vaisselle sale en fond d’écran (tout ressemblance avec des scènes existantes ou ayant existé serait purement fortuite :)).

La tenue

Techniquement vous pourriez rester en pyjama cela ne me dérangerait pas, mais j’ai constaté que si vous avez pris le soin de vous préparer, de vous coiffer, de vous maquiller un peu, vous mettez le “costume” du travail.

Depuis tant d’année, votre cerveau a associé le fait de s’apprêter, à celui d’aller au travail, c’est un sas qui vous permet de vous sentir en posture de travail. De plus, cela vous évitera de vous retrouver à cours lorsque votre manageur vous demandera de mettre la caméra lors d’une réunion. De la même manière vous pouvez vous changer une fois la journée finie tout comme lorsque vous rentrez après une grosse journée de travail.

Il n’est pas nécessaire de se mettre en costume ou en tailleur. Le fait de ne côtoyer personne en proximité permet de mettre des vêtements plus amples, moins serrés. Trouvez une tenue où vous vous sentez bien et qui vous met naturellement en beauté.

Les nouveaux logiciels

Qui dit télétravail dit réunions à distance. Vous allez donc devoir vous former (vous auto-former souvent) à ces nouveaux logiciels de réunion à distance. Il existe de nombreux tutoriels sur internet qui existent pour vous monter les différentes possibilités. N’hésitez pas à “perdre” un peu de temps à vous former car cela va grandement vous aider à être plus performant. Quand on est seul chez soi, on peut moins faire appel au collègue du bureau d’à-coté pour vous aider. Si vous coincez, attendez de revoir vos collègue sur place pour leur demander comment ils font. La plupart prendront de leur temps pour vous aider. Demandez !

Votre chef sait-il vous manager ?

92% des employeurs voient comme un frein au télétravail, le fonctionnement des manageurs dits intermédiaires. Vous l’aurez compris je parle de votre chef. Là non plus, personne n’a formé les manageurs intermédiaires à fonctionner avec des collaborateurs à distance. Sachez que derrière vos ordinateurs tout se voit même à distance : présence, absence, pause. Pour donner confiance à votre manageur sur votre capacité à travailler à distance, soyez autonome mais rendez des comptes, soyez disponible et joignable lorsqu’on vous appelle.

La confiance à distance se construit jour après jour. Vous voulez que votre manageur vous fasse confiance ? Donnez lui des raisons de l’être. Et gardez en tête que nous sommes tous, collaborateurs comme manageurs, en train d’apprendre ensemble.

Votre meilleur collègue devient votre conjoint !

Vous aviez l’habitude de papoter à la machine à café avec votre collègue préféré, Changement de taille vos nouveaux collègues sont votre conjoint et parfois vos enfants ! Vous pouvez vous créer vos nouveaux rituels, par exemple avec mon mari les jours où nous sommes en télétravail tous les deux, nous faisons une pause café vers 10h et vers 16h, nous papotons 10mn et cela nous permet d’aborder les heures restantes avec une nouvelle énergie.

Créez vos règles de fonctionnement de télétravail en famille. Je vous donne un exemple : Avec mon mari nous abordons systématiquement le matin les horaires de nos réunions téléphoniques de la journée. Chacun a un bureau, mais cela permet de ne pas déranger l’autre en réunion, d’anticiper l’horaire de la pause de midi, de canaliser notre fille et ses demandes à des moments hors réunion.

Ma fille sait aussi très bien ce qu’est une réunion téléphonique, le nom de mon chef. Nous avons un code de gestuel lorsque j’ai besoin de la faire se taire quand elle débarque à l’improviste dans le bureau ou pour la faire repasser à un autre moment. Elle sait que je finis vers 18h, ce qui lui permet de savoir à quel moment je vais descendre pour passer du temps avec elle. Ces codes sont hérités du premier confinement alors que nous devions lui faire faire en plus la classe à la maison 🙂

L’efficacité retrouvée !

La vraie puissance du télétravail c’est de gagner beaucoup de temps. Je vais vous expliquer comme je m’organise.

Je note tout ce que j’ai à faire dans ma To Do, puis grâce à Trello je tague les tâches à faire selon la matrice d’Eisenhower. Chaque matin je regarde cette To Do pour prendre 3 tâches Urgentes/Importantes que je vais réaliser au cours de la matinée. Pourquoi dès le matin ? Parce que nous sommes plus efficace le matin et qu’une fois ces 3 tâches faites, le reste de la journée peut être pleine d’urgences, pourrie ou sans motivation, chaque soir je serai contente de ma journée car ces 3 tâches sont faites. Pour cela, il faut rester hyper focus sur la réalisation de ces tâches sans se laisser happer sur d’autres choses à faire…

Evidemment que ce conseil est aussi valable en présentiel, mais autant il est possible de rester invisible quelques heures pour travailler sur ces 3 tâches en télétravail chez soi, autant au bureau, c’est plus difficile de rester invisible si on vient vous déranger 🙂

Les bonus du télétravail

Dormir plus

Je dors 1h de plus, les jours où je suis en télétravail. Entre le fait que je gagne mon temps de déplacement et que je me prépare un peu moins le matin. C’est précieux, vous ne trouvez pas ?

Déjeuner mieux

On ne va pas se le cacher, à moins d’être très organisé et de préparer chaque jour religieusement sa box, on a tendance à aller chercher des repas pris sur le pouce ou, lorsque c’était encore ouvert, d’aller au restaurant entre collègues. Manger à la maison est un gage d’équilibre alimentaire et d’économies associées. La contrepartie c’est l’organisation pour ne pas perdre trop de temps en cuisine et ne pas se demander chaque midi ce qu’on va bien pouvoir cuisiner… La meilleurs organisation c’est le batch cooking, vous connaissez ?

Gagner du temps tout simplement

Temps de transport aller-retour, pause de midi, vous allez gagner du temps ! Savez vous à quoi vous allez le dépenser ? Réfléchissez bien, car ce temps retrouvé pourrait vous permettre d’atteindre un nouvel objectif ! Le temps est la variable la plus précieuse que vous ayez.

Vous m’emmenez dans votre bureau pour qu’on le réaménage ?

Prenez votre ordinateur et emmenez moi dans votre lieu de télétravail.

Est-il rangé ?

Vous ne pouvez pas vous concentrer dans un lieu en désordre avec plein de choses qui vous rappellent que vous êtes à la maison. Rangez tout ce qui est visible lorsque vous être assis sur votre chaise.

Est-il décoré à votre goût ?

Vous devez vous y sentir bien, aimer y être ! Vous allez sans doute y passer beaucoup de temps, alors autant qu’il vous plaise. Vous pouvez regarder des exemples de bureau de travail sur internet et le décorer comme vous aimez.

Est-il fonctionnel ?

Un écran ? Deux écrans? Cela dépend de votre travail. Il peut être utile d’avoir un deuxième écran lorsqu’on travaille sur des bases de données. Les écrans sont aujourd’hui assez peu cher. Il est même possible d’utiliser l’écran de télé si vous en avez un dans la pièce.

Etes vous prêt de votre box internet ? Plus vous vous éloignez et plus le signal sera mauvais. Rien de plus énervant que des coupures intempestives de réseau notamment en visioconférence. Vous pouvez ajouter un répéteur de signal pour capter un meilleur signal.

Avez vous suffisamment de prises, pour l’ordinateur, l’éclairage, le téléphone, l’imprimante si nécessaire ? Attention aux rallonges de rallonges qui sont la source de nombreux incendies.

Avez vous de quoi vous faire couler un café ou faire chauffer de l’eau avec des sachets de thé à disposition ?
Recréez les conditions propices à ce que vous soyez bien dans cet espace. Repensez à comment vous avez organisé votre bureau dans votre entreprise. S’il vous convenait, reprenez-en les codes.

Avez vous tout le matériel pour travailler ? De la place pour poser vos dossiers, les ouvrir pour les consulter sans empiéter sur votre clavier. Sinon, mettez une petite table d’appoint pour allonger votre bureau.

Avez vous tout le matériel de papeterie nécessaire : stylo, surligneur, crayons de papier, post it, papier, cahier, … Il sera peut être nécessaire d’investir un peu.

Est-il ergonomique ?

Votre ou vos écrans doivent être à hauteur du champs de vision.

Votre chaise doit être adaptée. C’est pour cette raison que je ne suis pas emballée à l’idée que vous soyez sur la table de la cuisine avec la chaise de cuisine. Mettez vos deux pieds a plat parterre… Si si, faites le ! C’est très mauvais pour la circulation de croiser les jambes et cela entraîne que tout le corps se tord sous cette contrainte.

Avez vous assez de lumière pour travailler sur écran ? Ajoutez une lampe si nécessaire. Plutôt une lumière de couleur chaude, c’est plus flatteur lors des visioconférences 🙂

Vous trouverez tous les précieux conseils de l’INRS ici pour rendre votre espace de travail plus ergonomique.

Toujours pas convaincu que le télétravail c’est l’avenir ?

Je vous entends me dire : “Et les relations humaines dans tout cela ?”. Je vais être un peu provoc’. Je crois que l’on peut voir tous les jours nos collègues et avoir de mauvaises qualités de relation avec eux et passer peu de temps en présentiel et avoir des relations très proches.

Le secret est l’INTENTION que vous avez d’être proche d’eux ou non.

Chaque matin et chaque début d’après midi, je prends le temps de mon café pour contacter en Tchat, par téléphone ou en visioconférence un collègue duquel je suis proche. Nous papotons 5 mn, les enfants, le travail, le confinement, la famille tout y passe. Ce moment, je le choisis, je ne fais rien à la place que d’être dans l’échange. Puis chacun retourne à son télétravail. Lorsque pour un dossier, je suis au téléphone avec un collègue, je prends le temps de prendre de ses nouvelles en plus de ce qui m’a amenée à l’appeler.

Télétravailler 100% du temps, c’est différent de télétravailler pour une entreprise. Souvent elles ont pris cela en compte et n’offrent au plus que 3 jours de télétravail. Le reste du temps vous retrouvez vos collègues adorés en présentiel.

Pour les auto-entrepreneurs qui sont 100% en télétravail, cela ne veut pas dire non plus que vous êtes seul, il existe des réseaux, des partenaires, des clients qui vous permettront d’alterner travail solitaire et travail en collectif.

Et vous ?

Qu’avez vous mis en place et que vous pourriez nous partager pour améliorer notre télétravail ? A vos commentaires !