S’organiser avec la matrice d’Eisenhower

Transcription de la vidéo:

Bonjour à tous, bienvenue pour cette vidéo de Bien dans ma vie ! Bien dans mon corps !

J’espère que vous allez bien !

Aujourd’hui je vais aborder un sujet d’organisation. Comment s’organiser avec la matrice d’Eisenhower ?

Eisenhower était un chef d’état major américain durant la 2eme guerre mondiale. Si on n’est pas organisé après ça, je ne comprends pas !

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Maintenant que c’est fait, venez avec moi, je vous emmène dans mon petit laboratoire de Coach, plongeons ensemble dans ce nouveau concept !

Il s’agit de quatre quadrants séparés par deux axes. Celui de l’urgence : urgent ou non urgent et celui de l’importance : important ou non important.

Ces quatre quadrants, d’en haut à gauche, en bas à droite : important et urgent, important non urgent, non important et urgent et non important et non urgent.

L’urgence : c’est facile à comprendre c’est la rapidité avec laquelle la tâche doit être effectuée dans le temps. Est ce qu’elle doit être faite maintenant ou peut elle être différée dans le temps ?

L’importance : c’est plus subtil. C’est l’importance de la tâche vis à vis de vos objectifs. Donc pour cela, avant, il est nécessaire d’avoir fait un point sur quels sont vos objectifs de vie, et que vous les ayez toujours très bien en tête. 

Je vous conseille d’aller voir sur mon blog Bien dans ma vie bien dans mon corps l’onglet destiné aux débutants, vous y trouverez tout le matériel nécessaire pour définir vos objectifs de vie.

L’importance, c’est l’importance de vos objectifs à vous. Pas ceux de votre entourage ni de votre patron. Est ce important pour l’atteinte de vos objectifs ?

Si on prends le quadrant « URGENTE ET IMPORTANTE » : on y met toutes les tâches essentielles à vos objectifs. Je vous conseille d’en placer une ou deux par jour et de commencer systématiquement par elle dès le matin. Une fois faites, votre journée pourra être pourrie, vous aurez le plaisir chaque soir de vous dire que vous avez fait quelque chose d’important pour vous aujourd’hui. Celles qui peuvent être faites en moins de 3 mn faites les toute suite, pour les autres planifiez les !

Les « NON URGENTES ET IMPORTANTES » ce sont les tâches qui peuvent être différées dans le temps. Attention, car elles peuvent vite devenir des tâches que l’on diffère toujours. Elle se font souvent passer devant par les tâches urgentes et importantes et parfois par des non importantes mais urgentes… pour les autres ! Je vous conseille de les regarder au moins une fois par semaine pour les intégrer à vos plannings au fur et à mesure entre des tâches urgentes et importantes. L’avantage c’est que si elles ne sont pas faites une fois la journée écoulée, ce n’est pas très grave du moment qu’elles ne finissent pas oubliées dans un coin. On les replace dès le lendemain.

Dans cette catégorie on trouve aussi la lecture de livres par exemple. Les livres que l’on souhaite lire : un jour ! L’idée ici est de l’intégrer à dose homéopathique dans vos journées, par exemple lire tous les jours 15mn d’un livre, une vingtaine de pages. Vous verrez, en une année on peut arriver à lire 20 livres comme cela ! Vous êtes bluffés ? je suis sure! C’est le principe de l’effet cumulé, nous y reviendrons plus tard dans une prochaine vidéo.

Les « URGENTES ET NON IMPORTANTES » sont des tâches à planifier car elles ont une notion de temporalité. Attention à ne pas vous laisser embarquer dans les urgences des autres. En réglant toutes les demandes urgentes des autres, vous n’aurez plus de temps pour avancer sur vos projets à vous. Essayez de questionner les urgences des autres. Parfois ce qui doit être fait pour le lendemain, une fois les questions posées peut largement attendre la semaine suivante. Nous sommes tombés dans le monde de l’instantané, si tu es connecté, tu dois répondre. Et bien non, tu es le pilote de ta vie et tu peux choisir quand et comment. Essaie, je te promets que cela fait des miracles!

Les dernières sont les NON URGENTES NON IMPORTANTES, ce sont mes préférées. Ne perdez pas de temps dessus, directement à la poubelle.

Un certain nombre de tâches peuvent être déléguées. Mais déléguer c’est contrôler que la tâche est faite et comment elle est faite. Réservez cela lorsque vous n’apportez aucune plus value à la faire vous même car il vous faut un expert, par exemple un comptable.

Alors comment je m’organise avec cela au quotidien ? Je tiens à jour une liste de mes tâches sous forme de to do list. Mon choix s’est porté sur l’application Trello, disponible en application smartphone mais aussi en site internet, mais il en existe plein d’autres. Trouvez l’outil qui vous convient le mieux ! 

Vous pouvez voir un exemple en bas à gauche. J’ai rangé mes tâches selon la matrice. J’y ai juste ajouté si cela allait me prendre beaucoup d’énergie ou non de faire la tâche.

Qu’est ce que cela m’apporte en plus ?

S’il ne me reste pas beaucoup de temps avant le déjeuner ou le diner, je me concentre sur les taches nécessitant peu d’énergie, réputées rapides à faire. Cela me permet de faire un dernier petit truc rapide avant de finir ma journée s’il me reste une 15 aine de minutes.

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