Comment être organisé et performant dans son travail

16 actions à mettre en place au travail pour s’assurer sérénité et performance:

1. Rangez votre bureau (bureau physique et bureau d’ordinateur) : car lorsque tout est clair et bien rangé, c’est plus simple de tout retrouver, de savoir où nous en sommes de nos dossiers. Les gens avec un bureau en vrac qui vous disent que c’est la preuve d’un bureau créatif vous mentent. J’ai rencontré beaucoup de manageurs et seuls les organisés réussissent. Les autres passent d’urgence en urgence, de feux en feux.
2. Organisez vos rétro-planning : une limite pour rendre un dossier? Fabriquez vos rétro-plannings et gardez un peu de temps pour les imprévus surtout si vous déléguez certaines tâches.
3. Préparez votre bureau pour le lendemain, vérifiez les rdv des jours suivants, prenez les documents adéquats si vous êtes en déplacement. Rien de pire que d’avoir oublié un document et de devoir faire un crochet au bureau avant le rendez vous pour récupérer le précieux document.
4. Peaufinez la “to do list” avec le détail des choses à faire. Notez pour le lendemain le 1er gros dossier à faire avant tous les autres (votre cerveau sera tout frais et opérationnel). Je vous conseille même d’y mettre le truc que vous n’aimez pas: faire la prospection commercial, terminer un dossier compliqué. Et surtout mettez y le fruit de votre procrastination: dossier d’il y a deux semaines qui devrait déjà être fini….
5. Lancez vous dans le Miracle Morning : je me lève 1h30 avant de m’occuper de ma fille; 1h pour préparer ma journée, lire, me former ; 30mn pour me préparer. Je vous présenterai la démarche prochainement.
6. Triez les emails avec la méthode GTD (LA Méthode d’Organisation: GTD): si cela prend moins de 2mn répondre de suite, un jour peut-être (à classer), les emails où vous devez une réponse consistante restent dans la boite de réception comme « à traiter », le reste poubelle.
7. Faîtes une tâche après l’autre. Longtemps on a félicité les personnes multitâches, aujourd’hui on sait que c’est vecteur de stress,favorise le burn out et que c’est en fait peu efficace. Une chose à la fois faite du début à la fin (cela procure de la satisfaction).
8. Jouez pour libérer la créativité : On sous estime le pouvoir du jeu dans nos sociétés occidentalisées. C’est pourtant vecteur d’appartenance aux entreprises et participe au bien être au travail.
9. Mettez en place la règle des 2/3 et 1/3; laisser du temps dans l’agenda pour les imprévues (1/3 hein, pas 2/3).
10. Connaissez vos biorythmes pour savoir quel est le moment le plus propice aux travaux laborieux et longs.
11. Pour les dossiers longs ne permettant pas de fractionner en 25 minutes (Pomodoro ou l’art de gérer son temps avec une tomate…), faîtes des sessions de travail de 45mn et quand la concentration diminue, faire une pause puis reprendre si le dossier n’est pas terminé.
12. Concentrez-vous sur les tâches à haute valeur ajoutée, 20% de l’activité génère 80% du résultat (je reviendrai sur la loi de Pareto).
13. Arrêtez de vous précipiter sur ses mails dès leur arrivée : supprimer alertes et même si vous le pouvez ne regardez vos mails que deux fois par jour. Vous verrez le monde ne s’écroule pas (si si testez) et en plus cela laisse le temps de faire les autres dossiers à fond. Vous avez le droit à la déconnexion!
14. N’assistez pas à toutes les réunions, mais uniquement celles qui sont nécessaires. Je sais ce n’est pas facile quand on vous invite. Nous avons tous subi ce type réunion : pas d’ordre du jour, pas d’actions définies, pas de compte rendu et une réunion qui déborde des horaires fixés. C’est simple, je n’y vais plus ! J’attends le compte rendu (hé hé). Par contre lorsque c’est moi qui les organise je me fais fort de mettre l’ordre du jour dans l’invitation, de caler la durée, de m’y tenir et de faire un compte rendu. C’est par l’exemple aussi que les autres apprennent.
15. Ne soyez pas tout le temps accessible pour ses collaborateurs. A ne pas confondre avec: être toujours indisponible pour ses collaborateurs. Savoir fermer sa porte pour être au calme sur un dossier et la réouvrir pour laisser les collaborateurs entrer ou même mieux, leur proposer un café. Un manageur est quelqu’un de lisible dans ses actions. Comme on le sait abordable, on ne lui tient pas rigueur de ses indisponibilités.
16. Refusez une surcharge de travail : un planning bien tenu, des dossiers bien planifiés permettent de dire où l’on en est de sa charge de travail et donc de répondre avec fiabilité si l’on prend ce travail supplémentaire ou si on ne le prend pas.

Evidemment ce qui est valable au bureau est valable à la maison…

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